HAN

Zoeken | Site-navigatie | Extra onderdelen (sidebar)

ICA: door lean meer grip, controle en rust in het stage- en afstudeerproces

8 oktober 2017 door Cynthia Hartsema

De Informatica en Communicatie Academie (ICA) van de HAN is er dit jaar in geslaagd om afstudeerders en stagiaires ruim op tijd te koppelen aan de juiste (docent)begeleiders. Dat is te danken aan een lean- aanpak. Daarbij kregen zij hulp van het HAN-Lean QRM Centrum.

Door onvoldoende interne afstemming werd het tijdig plaatsen van een student bij een (stage)opdracht en een begeleider een steeds grotere opgave voor ICA. Dit veroorzaakte veel onduidelijkheid bij studenten, de bedrijven en bij docenten en medewerkers. Uiteindelijk lukte het de drie supportafdelingen iedere keer wel, maar door de continue groei van het aantal studenten werd het belangrijk om dit proces verder te verbeteren omdat ICA ieder jaar meer dan eens voor deze opgave staat.

Peter Koburg

Instituutsdirecteur Peter Koburg

De opdrachtbrief
Samen met experts van het Lean QRM Centrum startten ze een lean-traject om het probleem op te lossen, te beginnen met het formuleren van de uitdaging in een opdrachtbrief. ‘Dat zorgde voor helderheid’, zegt instituutsdirecteur Peter Koburg. ‘Er staat in wat ons probleem is, wie onze klant is en wat hij wil, wie onze opdrachtgever en stakeholders zijn, en uiteraard wat we willen bereiken.’ Koburg is positief over het traject. ‘We hebben goede resultaten geboekt. Deze methode brengt het Praktijkbureau, Competentiebureau en Onderwijsbureau dichter bij elkaar waardoor iedereen evenveel zicht heeft op wat er staat te gebeuren en zij eerder stappen kunnen zetten om ons doel te realiseren. Alle partijen werken nu veel beter samen.’

Vlnr: Ans Vervoort, Carolien van der Laan en Nathalie Rademaker

Lichte weerstand
Daarvoor is het belangrijk dat alle betrokkenen het probleem herkennen, snappen wat er van ze wordt gevraagd en erachter staan, weet Nathalie Rademaker van het QRM Centrum. ‘Tijdens de startsessie bleek de bereidheid tot deelname niet optimaal. Een aantal mensen zag het als tijdverspilling en de lean-aanpak als een te groot instrument.’ Ans Versantvoort van het Competentiebureau beaamt dat. ‘Niemand van ons was ermee bekend. Ik vond dat we met een kanon op een mug gingen schieten. Zo’n onoplosbaar probleem was het nou ook weer niet. Gaandeweg ben ik toch blij met deze aanpak. Ik ervaar nu meer onderlinge verbondenheid.’

Hoe staat het ervoor?
Op een enkele afvaller na committeren alle betrokkenen zich aan het doel. De volgende stap was het in kaart brengen van de huidige situatie. ‘Samen analyseerden we hoe ons proces tot dan toe verliep’, vertelt Carolien van der Laan van het Praktijkbureau. ‘Hardnekkige knelpunten kwamen aan de oppervlakte. Zo hadden we nooit goed in beeld hoeveel studenten er op ons af kwamen en werden we geconfronteerd met studenten die hun opdracht te laat doorgaven.’ Die onzekerheid zorgde voor onrust zag Rademaker. ‘Men signaleert bij dit soort processen de problemen vaak te laat waardoor je niet goed kunt inspelen op de realiteit.’

Ideaal toekomstbeeld
Toen de situatie eenmaal helder was, werd het ideale toekomstbeeld bepaald: de student is de klant en het doel is dat die minstens twee weken voor de start van zijn opdracht weet wie zijn begeleider is. ‘Daarom maken we nu heldere prognoses en planningen op basis van studiecontracten die we beter up to date houden’, vertelt Van der Laan. ‘Ook hebben we externe docenten aangenomen omdat we binnen bepaalde profielen problemen voorzagen. Verder hebben we een deadline in het leven geroepen voor het aanmelden van opdrachten. Nu kunnen we studenten nog beter aan bedrijven en docenten koppelen, met name ook door de ondersteuning van ons ICA iSAS-systeem.’

Performance board
Alle acties zijn vastgelegd in een implementatieplan. De partijen komen wekelijks bij elkaar om aan de hand van een performance board steeds kleine stappen te kunnen zetten. ‘Die performance meetings duren vaak maar tien minuten’, aldus Versantvoort. ‘Gewoon om vast te stellen wat er gaat komen, waar we naartoe werken en wat we nú moeten doen.’ Meestal is Rademaker daar ook bij. ‘Ik weet hoe lastig het is om op deze manier te blijven werken want je bent nooit klaar met verbeteren. Maar dit proces kost je hooguit een half uur per week en het voorkomt een hoop ellende. Ik hoor geregeld van de betrokkenen dat dit lean-traject de organisatie veel heeft gebracht.’

Meer grip, controle en rust
De laatste keer was ICA twee weken voor aanvang al klaar met het inzetproces, maar dat had ook te maken met minder studenten. Van der Laan: ‘Er is overzicht en duidelijkheid gekomen. We hebben een beter beeld gekregen van elkaars werk en daarmee meer begrip. Je snapt beter waarom de ander veel tijd nodig heeft voor een taak of hoe belangrijk het is dat bepaalde informatie op tijd wordt aangeleverd. We trekken nu hand in hand samen op.’

Koburg zou andere projecten ook lean willen aanpakken. ‘Hulp van buiten helpt enorm om mensen bij elkaar te krijgen’, besluit hij. ‘Door beter inzicht krijgen we meer grip en controle waardoor  we eerder kunnen handelen en we nog betere kwaliteit kunnen bieden.’

Meer informatie
Neem voor meer informatie contact op met:
Nathalie Rademaker
Maarten de Groot

Auteur: Emilie van Steen

Share

Reacties

Reageer

*