Claudia Roskam

Via diverse groepen op Linkedin is er gediscussieerd over de vraag: is het nodig om richtlijnen op te stellen voor het gebruik van social media door werknemers?
Over veel dingen is men het eens - een samenvatting:

 
1. Gebruik van social media is echt niet tegen te houden.
‘Binnen onze organisatie werd het gebruik van social media door werknemers lang ontmoedigd. Daar komen we nu niet meer mee weg.’
Bedrijven zullen steeds transparanter (moeten) worden. Dit houd je als communicatieadviseur niet tegen, sterker nog: daar moet je aan meewerken. Voordat social media bestonden, bespraken medewerkers natuurlijk ook de organisatie/werkwijze en dergelijke in de wandelgangen. In dat opzicht is er niet veel nieuws onder de zon. Alleen: social media geven een veel breder en langduriger bereik.

2. Social media bieden een organisatie voordelen maar ook valkuilen.
Voordeel is dat door social media een wereld is ontstaan waar open communicatie centraal staat en waar informatie delen (mits goed gemanaged) winst biedt. Medewerkers kunnen makkelijker netwerken, kennis vergaren en allianties aangaan met andere bedrijven.
Valkuil is dat werknemers zonder mandaat bewust of onbewust (meestal incidenteel) vertrouwelijke informatie openbaren en/of niet representatief optreden, en zo de organisatie (reputatie)schade berokkenen.
De vraag is dus hoe je dat als communicatieprofessional gaat managen. Via richtlijnen?

3. Richtlijnen zijn nodig, maar geen lange lijst en eerder kaders dan regels.
Iets in de richting van richtlijnen is geboden, want:
- Ze creëren bij het management een soort berusting: wij hebben er alles aan gedaan
- Ze geven de mogelijkheid om medewerkers erop aan te spreken
Voorwaarde is wel dat de kaders of richtlijnen of spelregels kort en bondig zijn. Geen ellenlange lijst met een code, met tips, trucs, richtlijnen, geboden en verboden. Beter is het om een ‘intent’ op te stellen. Een globale norm.

4. Eigenlijk gaat het om goed gedrag, om wat je altijd van je werknemers mag verwachten.
Eigenlijk komt die norm neer op de normale omgangsvormen en regels die bedrijven al voor de offline situatie hebben liggen. Veelal gaat het dan om het vermijden van zaken die reputatie- of economische schade zouden kunnen veroorzaken. En dat is in principe in de meeste bedrijven vervat in de gedragscode voor werknemers. Een aanvulling op die gedragscode met specifieke kenmerken van social media zou voldoende moeten zijn om het risicogedrag van werknemers te beperken.
Bedenk daarbij dat de normale regels van integriteit aan de ene kant gelden, maar aan de andere kant geldt ook de vrijheid van meningsuiting. Dus gun werknemers ook de nodige vrijheid binnen die richtlijnen. Coachen, managen of zelfs ingrijpen kan en moet na het opstarten altijd. Sleutelwoorden bij die kaders zijn integriteit, vertrouwen, visie en authenticiteit. Belangrijk daarbij is bijvoorbeeld aan te geven of je als privépersoon of als vertegenwoordiger van je organisatie communiceert.

5. Maak verbinding tussen de kaders van opereren en je corporate brand.
Maak je kaders helderder voor medewerkers door te verwijzen naar aspecten van je corporate brand, zodat het niet alleen maar de geldende fatsoensregels zijn, maar regels die ook echt voortkomen uit je corporate brand. Dat maakt ze unieker.
Een stap verder zou ook nog kunnen: de alignment van de corporate brand met de personal brand van je medewerkers op internet. Dat maakt medewerkers bewuster van hun verbinding met de corporate waarden.

 
6. Stimuleren is een beter uitgangspunt dan verbieden of beperken.
Een aantal organisaties steekt op dit moment veel energie in het stimuleren van de inzet van social media. Zo gebruiken steeds meer adviseurs Linked In. Naast middel om te netwerken wordt het ingezet om inhoudelijke discussies te voeren. Verschaf daarom faciliteiten als blogs en geef tips aan werknemers die actief als social media-ambassadeur fungeren.

  (meer…)

Share this