Veel mensen vinden het spannend om social media in te zetten in hun organisatie. Wat gebeurt er dan? Wat kan er allemaal fout gaan? Willen we dat risico wel nemen? De video hieronder van een case van IBM laat zien hoe zij omgaan met het loslaten van controle op social media in interne communicatie.
Jon Iwata zegt dat de meeste denkbare rampscenario’s al gedekt zijn door bestaande regelgeving. Nu kunnen medewerkers ook bedrijfsgeheimen lekken of de ergste dingen over je bedrijf vertellen, alleen signaleer je dat niet. En als je wel signaleert dat een medewerker vertrouwelijke informatie lekt of onterecht kritiek heeft op het bedrijf, dan weet je wel wat je te doen staat. Dus als ze dat digitaal doen, weet je dat ook. Een voordeel van social media is dat je dit makkelijker signaleert en identificeert. Het is wel belangrijk dat je een heldere regelgeving hebt voor medewerkers. Als die eenmaal bekend is, moet je verder op je medewerkers kunnen vertrouwen.
Loading ...
Het lijkt alsof steeds meer organisaties er toe overgaan om regelgeving op te stellen voor het gebruik van social media door medewerkers. Ik bespeur bij mezelf weerstand tegen dit soort regels.
Tuurlijk, social media zijn redelijk laagdrempelig om wat dan ook te roepen dus is de kans dat je iets zegt dat je misschien beter niet had kunnen zeggen aanweziger dan ooit. Bovendien bereik je daarmee potentieel een grote groep mensen en kan de impact van wat je zegt hoger zijn dan bedoeld. Regels veranderen dat niet, tenzij de regels het gebruik van social media (deels) verbieden; een zwaktebod en een motie van wantrouwen jegens medewerkers.
Zo hoorde ik onlangs (via via) een manager zeggen dat hij het gebruik van social media door zijn medewerkers aan banden wilde leggen omdat hij geen zin had de hele dag in de gaten te houden wat zijn medewerkers allemaal over zijn organisatie verkondigden. Hij zou eens moeten weten wat er offline allemaal gezegd wordt. Dan denk ik: wees blij dat online communicatie traceerbaar is, daar zijn tools voor. En gebruik kritiek juist: antwoordt in het openbaar op onterechte kritiek met goede argumenten, dat maakt je juist sterker. Verwelkom terechte kritiek, leer er van en probeer het om te buigen in iets positiefs. Meldt dat ook: het toont flexibiliteit en laat zien dat je oog hebt voor kritiek van (in- of externe) klanten en/of medewerkers.
Uiteraard zijn er gevallen waarin een werknemer zijn boekje te buiten gaat door bewust zijn werkgever in een kwaad daglicht te stellen, maar die zijn er ook buiten social media. Mijn advies zou dan ook zijn:
- stel niet specifiek richtlijnen op voor het gebruik van social media maar ga na of bestaande regelgeving voldoet en pas deze alleen aan als dat echt nodig is.
- richt je als werkgever niet op repressie, maar promoot het gebruik van social media, zowel intern als extern.
- loop zelf voorop; zorg ervoor dat je op de hoogte bent van ontwikkelingen op dit gebied.
- Verdiep je in de mogelijkheden die er zijn om online te monitoren wat er onder medewerkers/collega’s leeft.
- Ga de discussie aan, dat is sterker dan negeren of verbieden.
De woorden controle en richtlijnen staan haaks op het wezen van social media. Mensen die social media inzetten doen dat vanuit zichzelf, vanuit hun eigen professionaliteit.
Uiteraard zijn er altijd excessen, ook in social media. Maar over het algemeen is mijn ervaring dat social media een platform is voor: “communicatie, connect and share”. En in de meeste gevallen zijn dat positieve verhalen. Controle en richtlijnen belemmeren het open karakter.
Het zijn immers de grenzen die door anderen bepaald zijn. Dit terwijl social media uitgaat van wat ik wil communiceren/delen en met wie. Doordat iemand anders daar grenzen, kaders etc. voor stelt voelt dat niet goed.
Als je dan toch iets op wilt schrijven over social media in organisaties, dan zou dat een positief verhaal kunnen zijn over collectieve ambitie, over innovatie, over vertrouwen en moedig je mensen aan zichzelf in te brengen, zichzelf te laten zien. Je moedigt ze dan aan hun passie en expertisen te tonen, hun trots. En dat is wat anders dan kaders aan geven wat wel en niet mag of wel en niet goed is. Want dat bepaalt de (nieuwe) professional zelf wel. Daarvoor is hij of zij mans/vrouws genoeg voor. Maar daarvoor moeten we wel uit de controle-mode komen en leren loslaten.
We zitten nu in de ‘tussen-tijd’. De tijd tussen het tijdperk van sociale regelgeving die we aan afsluiten zijn en het tijdperk van communicatieve zelfsturing, waarin we terecht gaan komen. En in dat tijdperk zal sturing niet meer van bovenaf of buiten jezelf komen, maar vanuit jezelf in communicatie met de ander. Daarbij wordt dus verbinding en authenticiteit cruciaal.
We gaan weer naar ´de mens centraal´ ipv de systemen, regels, mechanismes, structuren. De creatieve mens breekt dus los. Maar dat moet dan wel mogen. En in de `tussen-tijd’ leren we hoe we dat kunnen faciliteren, aanmoedigen en koesteren.
Goed artikel in de Intermediair van deze week (week 9, 2010) over social media-beleid, aangevuld met praktische tips op http://www.intermediair.nl/socialmediabeleid
Mooi artikel. Volgens mij weten ‘we’ dondersgoed hoe we ons moeten gedragen (afgezien van een paar uitzonderingen) en moeten we de professional zich de professional laten zijn of te worden. Als hij daar hulp bij vraag kunnen we hem/haar dat geven maar ga niet zitten controleren of via werkinstructies, richtlijnen de weg uitstippelen. De nieuwe professional loopt niet graag over of binnen lijntjes.
Het idee van de tussen-tijd herken ik helemaal! Enerzijds zijn we met z’n allen massaal aan het wennen aan een virtuele wereld die op zichzelf staat en die soms wel gezelliger lijkt dan de ‘echte’ wereld. Alsof we met z’n allen op een onbekend eiland zijn gedropt. Verwondering overheerst bij velen, zo makkelijk is het dus om met onbekenden een praatje aan te knopen, ideeen uit te wisselen of om bevestigd te worden van je eigen (onderbuik)gevoel. Maar zoals je op vakantie ook al heel snel merkt dat die nieuwe groep vrienden die op de 1e dag zo gezellig leek, uiteenvalt in kleinere groepjes die elkaar minzaam goedemorgen groeten bij het ontbijtbuffet (en dat was het dan), zo zal dat online wellicht niet anders zijn (al hoop ik stiekem van wel ;)
Anderszijds is het voor organisaties net zo goed een tussen-tijd omdat zelfs peperdure reclamebureaus het negatieve effect van een oprisping op geenstijl.nl nauwelijks kunnen beinvloeden, maar dat nog wel willen proberen. Nadenken over kaders en netiquete (bestaat dat woord nog?) is een goede zaak, maar zodra het betuttelen wordt of een wanhoopsactie lijkt, bereik je juist het tegenovergestelde effect. Organisaties zouden in die zin heel voorzichtig moeten opereren en hun werknemers de kans moeten geven eerst maar eens aan het nieuwe landschap te wennen.
Ik ben blij met de opkomst van sociale media en de mooie dingen die we ermee doen en nog kunnen doen. Maar ik wil wel een waarschuwing plaatsen.
Het automatiseren van rotzooi geeft geautomatiseerde rotzooi.
In vergelijking met sociale media: het ondersteunen van een organisatie met sociale media, wil niet zeggen dat we daarmee meer en betere onderlinge relaties aangaan en/of dat de communicatie beter gaat lopen.
Ik zie rechtstreekse parallellen met het inzetten van ICT in het onderwijs. Ook hier is het inzetten van ICT geen garantie voor beter onderwijs.
Kortom, het succes van sociale media binnen een organisatie, vraagt om een strategie/doelstelling, niet alleen van de middelen, maar vooral ook aan de kant van de organisatie en de cultuur. Ik doel hiermee overigens niet op het introduceren van regels, maar het helpt wel mee als bv. management een klimaat schept waarin bv. kennisdeling en kenniscreatie de ruimte krijgen. Sociale media zijn hierin een middel.